Pola Manajemen Perpustakaan

A.   BUKU INDUK/ BUKU INVENTARIS

1.     Inventarisasi Buku

Bila buku atau materi pustaka lain yang akan menjadi koleksi perpustakaan tiba di perpustakaan, baik bersumber dari pembelian maupun hadiah, maka dilakukan :

a.     Pengecekan buku atau materi pustaka lain

Bahan pustaka khususnya buku yang diserahkan ke unit pengadaan/ pengolahan materi pustaka yang berasal dari banyak sekali sumber itu, perlu dilakukan pengecekan ulang. 

Baca Juga :

Perangkat Kerja & Tahapan Pengadaan Personil Kantor

Pengecekan terutama lebih ditekankan pada fisik buku menyerupai : jumlah nomor halaman dan urutannya, ketepatan pengarang maupun kekuatan jilidan buku, apabila ditemukan buku-buku dengan jilidan kurang kuat, lebih baik dilakukan jilidan ulang sebelum buku-buku tersebut siap diproses.

Khusus bagi materi pustaka yang bersumber dari pembelian, cocokkan materi pustaka yang diterima dengan daftar pengantar, catat jikalau ada cocok, selesaikan dahulu hingga semuanya cocok, gres diproses lebih lanjut.

b.     Pencantuman Identitas

Semua materi pustakan dalam hal ini khususnya materi tercetak harus diberi tanda identitas pemilikan. 

Tanda ini lazimnya berupa stempel yang memang khusus didesain untuk proteksi tanda identitas pada materi tercetak. Ada dua macam stempel identitas yaitu :

·        Stempel identitas berupa stempel memanjang untuk distempelkan pada sisi buku sebelah luar

·        Stempel identitas berupa Stempel Pendek

c.      Pemberian nomor induk

Setelah buku distempel, buku tersebut dicatat dalam buku induk. Buku-buku didaftarkan berdasarkan tanggal terima. 

Setiap eksemplar buku mempunyai nomor urut/induk tersendiri, hal ini untuk memudahkan kita mengetahui jumlah koleksi materi pustaka yang dimiliki perpustakaan. 

Misalnya buku Ensiklopedia Americana ada 30 volume/jilid, berarti harus tersedia 30 nomor induk, satu volume/jilid satu nomor induk.

Sebaiknya untuk buku pembelian, hadiah atau hasil tukar menukar mempunyai nomor induk tersendiri. 

Hal ini dimaksudkan untuk mempermudah dalam pengecekan, dalam mencatat nomor induk pada buku itu sendiri.

2.     Inventarisasi Buku (Surat Kabar, Majalah, dan Buletin)

Setiap koleksi terencana yang menjadi milik perpustakaan terlebih dahulu dibubuhi stempel perpustakaan, kemudian didaftar/diinventarisir pada kartu yang dibentuk dari karton manila berukuran 23x18 cm.

3.     Inventaris Guntingan Surat Kabar atau Majalah (Kliping)

Guntingan sarat kabar atau majalah hendaknya dihimpun dalam map atau sejenisnya amplop besar. 

Pada bab luar map atau amplop besar diberi catatan mengenai subjek atau bidang ilmu pengetahuan guntingan tersebut dan nomor klasifikasi.

Map atau amplop ini sebaiknya disusun dan ditempatkan pada suatu tempat, contohnya pada file vertikal atau kotak.penyusunan sanggup diatur berdasarkan huruf subjek atau berdasarkan nomor pembagian terstruktur mengenai subjek.

B.   BUKU PENGUNJUNG

Buku ini memuat ihwal data pengunjung yang tiba ke perpustakaan dan membedakan antara jenis kelamin maupun status / golongan buku ini memuat kolom-kolom antara lain :

·        Nomor : untuk mengetahui jumlah pengunjung yang tiba ke perpustakaan.

·        Tanggal : diisi pada waktu tiba ke perpustakaan.

·        Nama : nama pengunjung itu sendiri.

·        Jenis kelamin : diisi jenis kelamin pengunjung untuk membedakan antara pria dan perempuan.

·        Kelas/status : diisi untuk membedakan antara (bagi perpustakaan sekolah) dan untuk perpustakaan masyarakat diisi status misal : mahasiswa, pelajar, pegawai, dsb.

·        Keterangan : diisi bila dibutuhkan (bisa juga diisi pesan-pesan atau kesan, dll)

C.   BUKU PEMINJAM

Buku ini mencatat ihwal data peminjam dan buku yang dipinjam di perpustakaan. Buku ini memuat ihwal kolom-kolom antara lain :

·        Nomor : untuk mengetahui banyak peminjam yang meminjam buku di perpustakaan.

·        Nama : diisi nama si peminjam

·        Kelas : untuk mengetahui kelas si peminjam

·        Judul buku : diisi judul buku yang dipinjam

·        Nomor inventaris : diisi sesuai dengan nomor inventaris yang telah dicantumkan dalam buku

·        Tanggal pinjam : diisi tanggal ketika meminjam

·        Tanggal harus kembali : diisi buku itu harus mengembalikan tanggal berapa, sesuai dengan ketentuan yang berlaku

·        Tanggal kembali : diisi pada ketika mengembalikan buku itu

·        Keterangan : diisi dengan tanda tangan atau lainnya

Sistem Peminjaman

Sistem peminjaman yaitu serangkaian cara pencatatan peminjaman maupun pengembalian materi pustaka dengan aturan-aturan tertentu :

1.     Sistem Buku Besar

Sistem sewa atau peminjaman dan pengembalian koleksi materi pustaka menggunakan catatan buku besar. 

Nama peminjam dicatat dalam salah satu halaman catatan buku besar dan halaman diberi nomor urut satu halaman catatan buku besar dan halaman diberi nomor urut yang dianggap sebagai nomor anggota.

Pada halaman tersebut terdapat kolom-kolom : nama, alamat peminjaman, tanda tangan petugas, tanggal peminjaman dan tanggal kembali.

2.     Sistem Slip/ Bon Pinjaman

Sistem peminjaman dengan menggunakan slip/bon pinjam yaitu : nama peminjaman, alamat peminjam, data materi pustaka, tanggal peminjaman, tanggal pengembalian, tanda tangan peminjaman.

3.     Sistem kartu Buku

Sistem peminjaman yang pencatatan peminjamna dilakukan pada kartu buku yang ada pada materi pustaka. 

Apabila materi pustaka dipinjam, maka kartu buku dicabut oleh petugas dan kartu buku dicabut oleh petugas dan kartu buku disusun berdasarkan tanggal pengembalian.

D.   KARTU ANGGOTA

Ada beberapa macam kartu anggota yang sanggup dipilih salah satunya atau secara kombinasi untuk dipakai di perpustakaan bersangkutan.

·        Kartu identitas, yang hanya memuat nomor registrasi/anggota, nama, alamat, tanggal berlaku keanggotaan.

·        Kartu peminjam, yang memuat data yang sama menyerupai kartu identitas hanya ditambah dua kolom untuk mencatat transaksi peminjaman.

·        Sistem bon, dibentuk rangkap dua atau tiga, dimana setiap buku yang dipinjam harus ditulis dalam satu bon, lengkap dengan nama peminjam, alamat, nomor buku, judul buku, nama pengarang, dsbnya. 

     Satu lembar untuk peminjam, yang lain untuk catatan perpustakaan. Sistem ini kurang efisien dari segi waktu alasannya yaitu peminjam harus menulis bon sebanyak buku yang dipinjam.

·        Kantung buku, berupa kantung-kantung kecil berisi nama anggota, nomor registrasi, alamat, tanggal berlaku keanggotaan,diberikan kepada anggota sesuai dengan jumlah buku yang boleh dipinjam. 

     Setiap kali anggota meminjam, ia harus menyerahkan satu kantong buku untuk setiap judul yang dipinjam.

Untuk perpustakaan sekolah atau masyarakat sebaiknya menggunakan kartu identitas yang sekarang lazim dipakai di banyak perpustakaan. 

Bentuknya yang menyerupai KTP memudahkan orang menyimpannya dalam dompet sehingga selalu dibawa dan sanggup sewaktu-waku tiba ke perpustakaan untuk meminjam buku. 

Pasangan kartu identitas ini yaitu kartu peminjam untuk setiap anggota yang disimpan di bab peminjaman.

Catatan : untuk perpustakaan yang anggotanya terbatas dan buku yang akan dipinjamkan belum banyak, kartu peminjam sanggup diganti dengan buku tulis.

Buatlah kolom-kolom dalam buku untuk : 1) tanggal mulai dipinjam, 2) nama/nomor angota, 3) judul buku, 4) tanggal harus kembali, 5) paraf peminjam. 

Cara ini juga tidak memerlukan kartu buku. Ditiap buku cukup ditempelkan kartu (kertas) tanggal kembali saja.

·        Pas foto terbaru, setiap calon anggota umumnya diminta menyerahkan pas foto sekurang-kurangnya dua buah, satu untuk ditempel di kartu anggota dan satu untuk ditempel di buku registrasi. 

     Ini terutama untuk perpustakaan masyarakat/umum di kota-kota besar yang anggotanya tersebar.

Beda dengan perpustakaan desa atau perpustakaan sekolah, yang penggunaannya sudah tertentu yaitu anggota masyarakat sekitar dan murid-murid yang dikenal oleh petugas perpustakaan dan guru setempat, faktor pas foto sanggup diabaikan.

1)    Administrasi Pelayanan Kartu Anggota Perpustakaan Sekolah

Karena pengguna perpustakaan sudah tertentu orangnya, yaitu siswa dan guru di sekolah tersebut,maka syarat keanggotaan terkait dengan pendaftaran masuk sebagai siswa di sekolah tersebut. 

Oleh alasannya yaitu itu, kartu pelajar juga sanggup berfungsi sebagai kartu anggota perpustakaan.

Namun demikian, tetap dibutuhkan peraturan perpustakaan untuk memilih buku apa dan berapa banyak yang boleh dipinjam serta usang peminjaman.

Sanksinya pun perlu ditetapkan bagi yang melanggar ketentuan, namun dengan penuh budi dan kehati-hatian semoga tidak mematikan minat siswa berkunjung ke perpustakaan.

Peraturan in dipasang di meja sirkulasi, dipapan pengumuman tiap kelas dan ditempat-tempat lain yang gampang terlihat oleh siswa. 

Tulisan peraturan dibentuk lebih besar dari ukuran mesin ketik biasa, semoga gampang membacanya.

Berbeda dengan anggota masyarakat, perpustakaan sekolah mempunyai anggota yang secara otomatis terdaftar di perpustakaan begitu seseorang menjadi murid atau guru di sekolah bersangkutan.

2)    Tata Cara Penerimaan Anggota Perpustakaan Masyarakat

Tata cara penerimaan anggota perpustakaan perlu ditetapkan sesederhana mungkin. 

Pertama pendaftar diminta membaca dengan secama peraturan perpustakaan sebelum ia mencatatkan nama untuk menjadi anggota.

Formulir pendaftaran diberikan kepada calon anggota untuk diisi dengan nama pendaftar,alamat rumah/pekerjaan, jabatan atau pekerjaan, nomor telepon kalau ada, dan tanggal mengajukan pendaftaran.

Sebuah fotokopi KTP, atau tanda pengenal lain yang sah perlu dilampirkan. Apabila fotokopi sulit diperoleh, cukup dicatat nomor KTP/SIM atau tanda pengenal yang lain. 

Dalam formulir perlu dicantumkan kalimat yang menyatakan bahwa pendaftar baiklah dan patuh pada peraturan perpustakaan yang kemudian dibubuhi tanda tangannya.

Sekali lagi, harus diingat,kondisi masyarakat berbeda-beda dan ada masyarakat yang kurang paham dan kurang menyenangi birokrasi berlebihan, sehingga urusan menjadi anggota perpustakaan ini menjadi momok bagi mereka.

Walaupun mekanisme keanggotaan ini dimaksudkan untuk ketertiban, haruslah dilakukan cara yang lebih kreatif dan inovatif untuk menciptakan orang tidak enggan menjadi anggota. 

Peraturan yang terlalu ketat dan mekanisme yang birokratis akan menyebabkan para calon anggota mengurungkan niatnya.

Formulir yang telah diisi, kemudian disusun dalam file berdasarkan nama pendaftar. Disamping file formulir pendaftaran ini, penting sekali kita mempunyai buku pendaftaran atau lazim disebut buku induk angota perpustakaan. 

Buku ini berfungsi sebagai alat untuk mengetahui jumlah anggota ganda, mencatat uang pangkal, uang iuran tahunan bila diperpanjang dan catatan-catatan lainnya.

Oleh alasannya yaitu itu, urutan keterangan dalam kolom-kolom buku pendaftaran ini dimulai dengan tanggal mulai jadi anggota,nomor registrasi, nama anggota, uang pangkal, uang iuran tahunan (misalnya untuk lima tahun kolom).

E.   STATISTIK

Statistik yaitu ilmu ihwal pengumpulan data, menggolongkan, mentabulasi, dan menganalisa suatu kegiatan. 

Dalam perpustakaan yang disebut statistik yaitu catatan angka-angka yang dikumpulkan, ditabulasi, digolongkan mengenai acara perpustakaan.

Statistik berfungsi dalam beberapa tujuan yakni :

a.     Menyusun laporan.

b.     Mengukur efisiensi banyak sekali acara dan kinerja pustakawan.

c.      Menyusun planning dan jasa perpustakaan.

d.     Bahan pertimbangan dalam penambahan anggaran dan staf.

e.      Sebagai penilaian kemajuan atau keberhasilan perpustakaan.

Unsur-unsur yang harus dilaporkan yakni :

a.     Pengadaan materi pustaka : jumlah koleksi yang dibeli, hadiah. Data ini kelompokkan berdasarkan jenis koleksi dan subyek.

b.     Pengolahan materi pustaka : jumlah koleksi yang dikatalog dan yang diklasifikasi.

c.      Keanggotaan : jumlah angota yang jumlah pengunjung.

d.     Koleksi yang dipinjam : buku yang dipinjam berdasarkan subyek.

e.      Layanan tumpuan : jumlah pertanyaan yang masuk, pertanyaan yang terjawab dalam waktu singkat.

f.       Jasa reproduksi : jumlah koleksi yang direproduksi, jumlah yang difotokopi.

Sumber :

penaagakmacet.blogspot.com/search?q=perangkat-kerja-tahapan-pengadaan

Sumber http://ikhtisarmateri.blogspot.com

Share this post

Berlangganan update artikel terbaru via email: