Tata Ruang Kantor : Pengertian, Keuntungan, Tujuan, Azas, Syarat, Jenis-Jenis, Dan Langkah-Langkah Dalam Menyusun Tata Ruang Kantor Yang Baik
A. Pengertian Tata Ruang Kantor
Tata ruang kantor yaitu penyusunan perlengkapan, mesin, serta sebagainya di dalam ruang yang ada.
Tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut juga Layout saja.
Tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut juga Layout saja.
Menurut George Terry : “Tata ruang kantor yaitu pemilihan wacana beberapa keperluan dalam pemakaian ruangan dengan cara terinci dari ruangan ini untuk mempersiapkan satu susunan yang simpel dari beberapa aspek fisik yang dikira butuh untuk proses kerja perkantoran dengan cost yang layak”.
Menurut Littlefield serta Peterson : “Tata ruang kantor sanggup dirumuskan sebagai pengaturan perlengkapan serta alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia”.
B. Keuntungan Tata Ruang Kantor
Tata ruang kantor yang baik akan memberi keuntungan-keuntungan, diantaranya:
1. Menghindar penghamburan tenaga dan waktu beberapa pegawai, alasannya ialah jalan bolak-balik yang bahu-membahu tak perlu.
2. Menanggung kelancaran sistem pekerjaan yang berkaitan.
3. Sangat mungkin penggunaan ruangan kerja dengan cara efektif, yakni satu luas lantai spesifik sanggup digunakan untuk kepentingan yang sebanyak mungkin.
4. Menghindar beberapa pegawai dibagian lain terganggu oleh umum yang akan penuhi satu sisi spesifik.
Tata ruangan kantor yang baik selain akan membuat alur kerja menjadi lebih lancar, juga sanggup menambah keindahan suatu kantor, hal ini akan menjadikan kantor tidak membosankan untuk di tempati.
Kesimpulannya, dengan tata ruangan kantor yang baik akan memberi dampak yang baik terhadap tingkat produktifitas karyawan.
C. Tujuan Tata Ruang Kantor
1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu pelaksanaan kerja.
Tata ruang kerja yang baik memungkinkan pekerjaan akan semakin cepat dan lancar.
Tata ruang kantor yang baik membuat setiap belahan pekerjaan yang ada di suatu kantor akan saling berafiliasi secara cepat. Tentu saja ini akan menghemat tenaga dan waktu.
Tata ruang kantor yang baik membuat setiap belahan pekerjaan yang ada di suatu kantor akan saling berafiliasi secara cepat. Tentu saja ini akan menghemat tenaga dan waktu.
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan.
Tata ruang kantor yang sudah berkala dengan baik membuat para pegawainya bekerja sesuai dengan susunan ruangan kantor tersebut, maka kalau tata ruang kantor baik, maka niscaya akan medukung proses pekerjaan.
3. Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien.
Jika pengaturan kantor semrawut maka sanggup dipastikan ruanganan akan sumpek dan akan mempengaruhi kinerja para pegawainya.
Sebaliknya kalau tata ruang kantor dirubah sedemikian rupa, maka penggunaan ruangan akan efisien, rungan kosong pun sanggup dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya.
Sebaliknya kalau tata ruang kantor dirubah sedemikian rupa, maka penggunaan ruangan akan efisien, rungan kosong pun sanggup dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya.
4. Mencegah para pegawai lain menganggu atau terganggu.
Jika meja-meja disusun secara rapi, lemari juga disusun berdasarkan keperluan, begitu juga banyak sekali barang lain diatur sedemikian rupa, maka akan memperlancar jalannya kinerja pegawa.
5. Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai.
Dengan segala perubahan tata ruang kantor yang rapi, teratur, nyaman, bersih, maka akan menambah semangat dan kenyamanan bagi para pekerja yang ada didalamnya.
6. Memberikan kesan yang baik bagi para pegawai.
7. Memberikan kesan yang baik bagi para tamu.
D. Azas Tata Ruang Kantor
Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat azas tersebut adalah:
1. Asas Jarak Terpendek.
Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya ialah menata letak meja-meja dengan jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan sanggup lebih cepat.
Jarak antar meja/unit yang jauh akan menjadikan perlu beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain, bandingkan dengan jarak meja yang tidak terlalu lebar.
2. Asas Rangkaian Kerja
Asas Penempatan para pegawai dan peralatan berdasarkan urutan pekerjaan menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai lainya, alasannya ialah pengaturan mejanya sudah runtut/teratur.
3. Asas Penggunaan Segenap Ruangan
Maksudnya ialah tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan.
Jika ada ruangan yang kosong maka sanggup diletakan tanaman, hiasan, aquarium dan lain sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri.
Jika ada ruangan yang kosong maka sanggup diletakan tanaman, hiasan, aquarium dan lain sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri.
4. Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja
Asas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan maupun pegawai tata ruang sanggup diubah dengan gampang dan cepat.
Keempat azas ini harus saling melengkapi supaya tercipta suasana ruang kantor yang rapi dan teratur.
E. Syarat Tata Ruang Kantor yang Baik
Persyaratan tata ruang kantor yang baik, antara lain:
1. Ruang yang tersedia sanggup dipergunakan secara efisien.
2. Tersedianya pelayanan-pelayanan yang menunjang pekerjaan kantor (telepon, tenaga listrik, computer, dll)
3. Pimpinan sanggup dengan gampang melaksanakan pengawasan
4. Dapat tercapainya dan terpeliharanya rasa kesatuan dan kesetiaan diantara para pegawai
5. Terciptanya komunikasi dan arus kerja lebih lancar
6. Mobilitas pegawai tidak terganggu oleh letak dan susunan perlengkapan kantor (meja, kursi, lemari, mesin)
7. Perlengkapan kantor yang mengganggu supaya ditempatkan pada ruang terpisah
8. Susunan kawasan sanggup digunakan untuk banyak sekali pekerjaan dan sewaktu-waktu
F. Jenis-Jenis Tata Ruang Kantor
Secara umum tata ruang kantor sanggup dibagi menjadi dua, yakni tata ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor tertutup.
Tata ruang kantor terbuka biasanya dalam satu kantor sanggup diisi oleh banyak orang sekaligus yang terbagi dalam beberapa divisi tanpa batas/sekat yang terlalu jelas.
Sedangkan tata ruang kantor tertutup seringkali antara pegawai satu dengan yang lainnya dipisahkan oleh pembatas, sanggup berupa pembatas sketsel, tembok, atau yang launnya
Meskipun secara garis besar tata ruang kantor terdiri dari dua macam, namun Sedarmayanti (2009: 128) beropini bahwa kedua jenis tata ruang tersebut masih sanggup dibedakan lagi menjadi empat macam tata ruang kantor, antara lain :
1. Tata Ruangan Kantor Tertutup/Berkamar (Cubicle Type Offices)
Merupakan tata ruang kantor dimana masing-masing orang atau divisi dalam kantor dipisahkan melalui sekat-sekat maupun tembok sehingga ruang kerja terdiri dari kamar-kamar privat untuk melakukan banyak sekali kegiatan pekerjaannya.
Bentuk dari ruang kantor ini sanggup tertutup penuh sampai belahan plafon, ada yang hanya dibatasi oleh sekat separo tubuh maupun sekat setinggi manusia.
Beberapa kantor dengan tata ruang tertutup ada yang mempunyai pintu dan ada juga yang tak berpintu.
Untuk kantor yang tidak berpintu sekat difungsikan untuk membatasi pandangan mata supaya dalam melaksanakan pekerjaan sanggup lebih focus.
Kelebihan/keuntungan tata ruangan kantor tertutup/berkamar (cubicle type offices)
1) Dapat menjamin konsentrasi kerja alasannya ialah pandangan dibatasi oleh sekat;
2) Memiliki privasi yang tinggi sehingga pekerjaan yang bersifat belakang layar sanggup terjamin kerahasiaanya;
3) Ruang kerja masing-masing divisi sanggup dibedakan, sanggup menjaga status masing-masing jabatan, dan terpeliharanya kewibawaan pimpinan;
4) Kebersihan kerja lebih terjamin alasannya ialah masing-masing orang mempunyai tanggung jawab atas ruang yang ia gunakan.
Kekurangan/ kerugian tata ruangan kantor tertutup/berkamar (cubicle type offices)
1) Karena adanya sekat pembatas, mengakibatkan komunikasi antar pegawai tidak sanggup dilakukan secara langsung;
2) Membutuhkan biaya lebih besar, mulai dari pembelian sekat, biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan cahaya, dan biaya pembelian peralatan dan perlengkapan kantor lainnya;
3) Pemakaian ruangan tidak fleksibel jika suatu ketika ada perubahan kawasan maupun ketika terjadi perombakan organisasi;
4) Kondisi kantor yang tertutup sanggup mempersulit pengawasan;
5) Membutuhkan ruang yang lebih luas untuk menata semua peralatan dan perlengkapan kantor.
2. Tata Ruang Kantor Terbuka (Open Plan Offices)
Tata ruang kantor terbuka ialah ruangan kerja yang didalamnya terdapat banyak karyawan maupun divisi kerja yang tidak dipisahkan oleh pembatas apapun sehingga ruang kerja terlihat cukup luas.
Ruang kerja ibarat ini biasanya karyawan sanggup menempati satu meja khusus dan sanggup juga dalam satu meja sanggup ditempati oleh beberapa karyawan sekaligus.
Kelebihan/keuntungan tata ruang kantor terbuka (open plan offices)
1) Pimpinan lebih gampang melaksanakan pengawasan terhadap kinerja masing-masing karyawan;
2) Mempermudah pengaturan cahaya alasannya ialah dalam satu ruang tidak membutuhkan penerangan yang banyak sebagaimana tata ruang kantor tertutup;
3) Sirkulasi udara sanggup lebih baik dan sanggup diatur dengan gampang alasannya ialah tidak terlalu banyak sekat maupun tembok permanen;
4) Dekorasi kantor sanggup dibentuk dengan gampang alasannya ialah tidak terlalu banyak pernak-pernik yang dibutuhkan;
5) Lebih fleksibel kalau suatu ketika dibutuhkan perubahan tata ruang;
6) Komunikasi antar karyawan sanggup lebih gampang alasannya ialah tidak ada pembatas
7) Dapat dilakukan penyeragaman kerja dan mempermudah dalam pembagian peralatan kerja;
8) Lebih menghemat biaya, dan lain-lain
Kekurangan/kerugian tata ruang kantor terbuka (open plan offices)
1) Para karyawan lebih sulit untuk fokus dalam melaksanakan pekerjaannya;
2) Suasana kerja berpotensi gaduh dan bising alasannya ialah masing-masing orang sanggup ngobrol dan bersenda gurau;
3) Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak jelas;
4) Kerahasiaan pekerjaan tidak terjamin alasannya ialah masing-masing orang sanggup memantau pekerjaan orang lain;
5) Kondisi kantor sanggup terlihat kurang rapi kalau banyak tumpukan berkas yang tidak ditata dengan baik.
3. Tata Ruang Kantor Berhias/Berpanorama (Landscape Offices)
Tata ruang kantor berhias ialah ruang kerja yang dihiasi oleh banyak sekali elemen hias untuk mempercantik ruangan kantor.
Beberapa elemen hias ini sanggup berupa tanaman hidup, tumbuhan sintetis, maupun bahan dekorasi lain ibarat kain, sterofoam, gabus dan lain sebagainya.
Beberapa perusahaan membuat tata ruang kantor berhias ini dalam bentuk ibarat lingkungan outdoor dimana di dalam kantor tersebut terdapat pemandangan alam yang terbuka sehingga sanggup menciptakan lingkungan kerja yang lebih nyaman dan segar.
Kelebihan/keuntungan tata ruang kantor berhias/berpanorama (landscape offices)
1) Suasana kerja dalam kantor lebih nyaman sehingga para pegawai lebih betah dalam kantor;
2) Suasana yang nyaman sanggup meminimalisir ketegangan syaraf dalam bekerja;
3) Dapat menghindari kebisingan dan kegaduhan ketika bekerja;
4) Produktivitas kerja sanggup meningkat alasannya ialah dalam melaksanakan pekerjaan bisa dilakukan lebih efektif dan efisien.
Kekurangan/kerugian tata ruang kantor berhias/berpanorama (landscape offices)
1) Membutuhkan biaya yang besar untuk mendesain dan membuat dekorasinya;
2) Biaya pemeliharaan cukup tinggi;
3) Membutuhkan tenaga jago yang sanggup membuat suasana yang sesuai harapan.
4. Tata Ruang Kantor Gabungan
Tata ruang kantor adonan ialah ruang kantor yang terdiri dari gabungan antara beberapa bentuk ruang kantor tertutup, ruang kantor terbuka, dan ruang kantor berhias.
Tata ruang kantor adonan ini banyak digunakan alasannya ialah dari ketiga bentuk ruang kantor yang telah disebutkan diatas mempunyai kerugiannya masing-masing.
Dengan menggabungkan menyebarkan unsur yang terbaik, maka kondisi kantor adonan sanggup menjadi pilihan untuk membuat suasana kantor yang lebih kondusif.
G. Langkah-Langkah Dalam Menyusun Tata Ruang Kantor yang Baik
Beberapa langkah untuk menyusun tata ruang kantor yang baik, antara lain:
1. Mengetahui hubungan satuan yang melaksanakan tata perjuangan dengan satuan-satuan kerja lainnya.
2. Mengetahui sifat pekerjaan (rahasia atau tidak rahasia) dan pelajari segenap pekerjaan, tentukan urut-urutan pekerjaan, serta ketahui jumlah pegawai yang terlibat.
a) Satuan pekerjaan yang melayani public ditempatkan pada kawasan yang gampang didatangi orang luar tanpa mengganggu satuan kerja lainnya.
b) Satuan-satuan yang satu sama lain saling berafiliasi erat, diupayakan untuk dikelompokkan pada satu tempat.
c) Satuan pusat yang mengerjakan semua kegiatan ketatausahaan, diupayakan ditempatkan ditengah-tengah (yang strategis).
d) Satuan yang kiprah pekerjaannya menimbulkan bunyi gaduh, diletakkan jauh dari satuan kerja yang membutuhkan ketenangan.
3. Membuat gambar skema ruangan dengan skalatis,
4. Susun letak meja dingklik pegawai dan perabot lainnya,
5. Menyusun skema konsep tata ruang, dengan memperhitungkan kemungkinan perubahan karena :
a) Penambahan atau pengurangan pegawai.
b) Penambahan atau penggantian perabot/ alat kerja.
c) Perubahan penyelesaian mekanisme kerja.
d) Perubahan atau pengembangan struktur organisasi.
e) Penambahan atau pengurangan atau perubahan pekerjaan.
Sumber :
0 Response to "Tata Ruang Kantor : Pengertian, Keuntungan, Tujuan, Azas, Syarat, Jenis-Jenis, Dan Langkah-Langkah Dalam Menyusun Tata Ruang Kantor Yang Baik"
Posting Komentar